Le travail que personne ne facture
Aucune de ces tâches n'est difficile. Classer une facture, préparer un paiement, relancer un client en retard, retrouver un reçu de l'an dernier. Prises une à une, ce sont des minutes. Accumulées sur un mois, ce sont des heures, presque toujours des heures de soirée ou de fin de semaine, prises sur le temps qui aurait servi à vendre, à produire ou à souffler.
C'est aussi le travail qu'on repousse. Et l'administratif repoussé se transforme en boîte de reçus qu'on finit par traiter en catastrophe, avec des pièces manquantes et des crédits de taxe perdus.
Le coût de l'administratif ne se voit sur aucune facture. Il apparaît ailleurs, dans les délais d'encaissement qui s'allongent, dans les pièces justificatives introuvables et dans les heures que le dirigeant ne consacre pas à son entreprise.
Ce que nous prenons en charge
Gestion documentaire
Réception, classement et archivage numérique de vos pièces justificatives. Chaque document est catégorisé et retrouvable, ce qui compte autant pour votre tranquillité d'esprit que pour une éventuelle vérification fiscale. Une pièce introuvable, c'est une dépense qu'on ne peut pas justifier et un crédit de taxe qu'on ne peut pas réclamer.
Comptes payables
Traitement des factures fournisseurs, vérification de la concordance avec les bons de commande, préparation des paiements selon l'échéancier et suivi des conditions de crédit. L'objectif est double, ne jamais payer en retard et ne jamais payer trop tôt. Payer une facture trois semaines avant son échéance est une avance de fonds gratuite à votre fournisseur.
Comptes recevables et recouvrement
Production du vieillissement des comptes clients, identification des factures échues et relances selon la démarche que vous approuvez. C'est souvent la tâche la plus repoussée, parce qu'elle est inconfortable avec des clients qu'on connaît. Un tiers neutre qui relance de façon régulière et professionnelle obtient généralement de meilleurs délais, sans abîmer la relation commerciale.
Soutien opérationnel courant
Préparation de documents, suivi de dossiers, conciliation de comptes fournisseurs, réponses aux demandes administratives de vos partenaires. Ce qui déborde, sans justifier une embauche.
Pourquoi ça se combine bien avec la tenue de livres
Les deux services se renforcent. Un dossier administratif bien tenu rend la tenue de livres plus rapide, donc moins coûteuse. Les pièces sont là, classées, avec les bonnes informations. À l'inverse, un mois de pièces en vrac transforme chaque écriture en enquête.
Quand les deux sont chez nous, il n'y a plus d'aller-retour pour réclamer un document manquant. Et les données étant à jour en continu, la clôture de fin de mois se fait sans rattrapage.
Comment ça se passe concrètement
- Vous transmettez au fur et à mesure. Une photo de facture, un relevé, un reçu. Par voie numérique, sur une plateforme sécurisée.
- Nous traitons et classons. Chaque pièce est catégorisée et archivée. Vous y avez accès en tout temps.
- Nous vous soumettons ce qui demande une décision. Un paiement à approuver, un client à relancer, un écart à clarifier. Vous validez, nous exécutons.
- Vous recevez un suivi périodique. État des payables, vieillissement des recevables, points en attente.
Aucun déplacement, aucun classeur physique, aucune boîte de reçus à trimballer. Le service fonctionne exactement de la même façon que vous soyez à Shawinigan ou à Montréal.
À qui ça s'adresse
- Les entrepreneurs qui font eux-mêmes leur administratif le soir et la fin de semaine
- Les entreprises dont les délais d'encaissement s'allongent faute de suivi régulier
- Les PME qui ont trop de volume pour continuer ainsi, mais pas assez pour justifier une embauche
- Les entreprises en croissance dont les processus administratifs n'ont pas suivi le rythme