Pourquoi les états financiers ne suffisent pas
Vos états financiers sont exacts, complets et conformes. C'est précisément leur limite. Ils sont conçus pour rendre compte, pas pour décider. Ils arrivent après la clôture, couvrent tout avec la même importance et demandent une lecture que peu d'entrepreneurs ont le temps de faire chaque mois.
Le tableau de bord répond à une autre question. Pas « qu'est-ce qui s'est passé », mais « qu'est-ce que je dois surveiller maintenant ». Il tient sur une page, se lit en cinq minutes et met en évidence les deux ou trois chiffres qui ont bougé.
Une PME qui découvre un problème de trésorerie six semaines à l'avance a des options. La même PME qui le découvre le jour où elle doit payer ses fournisseurs n'en a plus. C'est tout ce que le tableau de bord achète, du délai.
Les indicateurs qui comptent réellement
Il n'existe pas de liste universelle, mais quatre familles reviennent dans presque toutes les PME que nous accompagnons. Le reste dépend de votre modèle d'affaires.
La trésorerie et sa projection
Le solde bancaire d'aujourd'hui ne dit rien. Ce qui compte, c'est la projection des encaissements et des décaissements sur les prochaines semaines, en tenant compte des remises de taxes et des paies à venir. C'est l'indicateur qui sauve le plus d'entreprises, parce que la plupart des faillites de PME ne sont pas des problèmes de rentabilité mais de liquidité.
La marge brute, par produit ou par service
Une marge globale cache presque toujours des écarts importants. Il est fréquent de découvrir qu'une gamme de produits ou un type de mandat génère beaucoup de revenus mais très peu de marge, pendant qu'une activité discrète en génère l'essentiel. Cette information change les décisions de prix, de mise en marché et parfois de modèle d'affaires.
Le délai moyen de recouvrement
Combien de jours s'écoulent en moyenne entre l'émission d'une facture et son encaissement. Un délai qui s'allonge de 30 à 45 jours immobilise une somme importante de façon permanente. C'est un indicateur qui se dégrade lentement, ce qui le rend facile à ne pas voir sans suivi.
Le seuil de rentabilité mensuel
Le chiffre d'affaires minimal requis pour couvrir vos charges fixes. Savoir que le seuil est atteint le 18 du mois plutôt que le 26 est une information immédiatement actionnable, contrairement à un pourcentage de rentabilité annuel.
Selon votre secteur
- Commerce et distribution. Rotation des stocks et taux de rupture. Un inventaire qui dort est de la trésorerie immobilisée.
- Services professionnels. Taux d'utilisation des ressources et revenu par heure facturable.
- Construction et contrats. Avancement par chantier et écart entre coûts estimés et coûts réels.
- Restauration et détail. Coût des marchandises vendues en pourcentage des ventes et coût de main-d'œuvre en pourcentage des ventes.
Cinq indicateurs consultés chaque mois valent mieux que vingt consultés une fois par année. Le principal risque d'un tableau de bord, c'est d'en mettre trop.
Ce que nous produisons
Notre travail sur un tableau de bord se fait en trois temps.
- La sélection. Nous regardons votre modèle d'affaires, vos contraintes et les décisions que vous avez à prendre, puis nous retenons les indicateurs qui ont un effet réel sur celles-ci.
- La construction. Nous définissons chaque calcul de façon claire, pour que le chiffre du mois de mars se compare vraiment à celui de février. La cohérence dans le temps vaut plus que la précision absolue.
- La mise à jour et la lecture. Le tableau est alimenté à chaque clôture et nous vous en faisons le tour. Un indicateur qu'on ne sait pas interpréter ne sert à rien.
Le format est délibérément sobre. Une page, des chiffres comparés au mois précédent et à la même période l'an dernier, avec une courte note sur ce qui a bougé. Pas de graphiques décoratifs.
Quel logiciel faut-il ?
Aucun en particulier. Les logiciels répandus au Québec (QuickBooks, Acomba, Sage) produisent déjà les données nécessaires. Le travail n'est pas technique, il est éditorial. Il faut choisir, calculer de façon constante et présenter lisiblement. Un bon tableau de bord tient souvent dans un chiffrier bien construit et c'est très bien ainsi.
À qui ça sert le plus
Aux entreprises qui prennent des décisions engageantes, comme embaucher, investir dans de l'équipement, ouvrir un point de vente, revoir leur structure de prix, négocier une marge de crédit. Une décision prise sur une impression coûte cher quand l'impression est fausse.
Le tableau de bord accompagne naturellement notre clôture de fin de mois. Les données sont déjà validées, il ne reste qu'à les rendre lisibles. Si vous souhaitez d'abord une analyse en profondeur de votre situation avant de mettre un suivi en place, notre diagnostic financier est le point de départ plus approprié.